ЭДО и УПД как неотъемлемые части маркировки товаров

Внедрение маркировки неизбежно вносит изменения, и порою значительные, в существующие в компании бизнес-процессы. С 01.01.22 станет обязательным электронный документооборот при отправке информации о смене собственника продукции. Рассмотрим подробнее как изменится УПД (универсальный передаточный акт), принципиальную схему обмена данными и возможные ошибки, которые могут привести к проблемам с приемкой товара.

Что такое УПД, из чего он состоит

Универсальный Передаточный Документ (УПД) – это электронная версия бухгалтерской «первички», который появился в России еще в 2013 год и с тех пор стал привычным инструментом передачи информации о товарах/услугах и прав собственности между контрагентами. Условно, УПД – это объединение счета-фактуры и первичного учетного документа. В него обязательно входят реквизиты продавца, а также сведения о товаре. Внедрение обязательной маркировки не вводит в бизнес-практику нового вида электронных «первичек», а добавляет в структуру документа новый элемент – перечень Контрольных Идентификационных Знаков (КИЗов) или, говоря проще, коды.

Рис. 1 Из чего состоит Универсальный Передаточный Документ (УПД)

Информацию о смене прав собственности на маркированный товар нужно передавать в ГИС «Честный ЗНАК» (оператор ЦРПТ), ранее это можно было делать различными способами, но с 1 января 2022 года остается только 1 рабочий вариант: посредством электронного документооборота (ЭДО). Таким образом, организация обмена документами через ЭДО является обязательным шагом при внедрении маркировки. Оператор системы электронного документооборота автоматически распознает коды маркировки продукции в УПД и отправляет информацию о них в «Честный ЗНАК».

Важное примечание. Для непосредственного нанесения/печати кодов Data Matrix на продукцию система ЭДО непосредственно на производстве или типографском цеху не нужна. Потребность в ней возникает при передаче прав собственности (отгрузке) на маркированный товар.

Рис. 2 Принципиальная схема передачи информации о маркированном товаре при использовании электронного документооборота (ЭДО)

УПД можно формировать с помощью интерфейса ЭДО (например, используя веб-доступ), это же можно сделать в собственной учетной системе (ERP) при условии, что она интегрирована с электронным документооборотом. В УПД необязательно должны быть перечислены коды каждой единицы передаваемого товара. В случае крупного производителя объем такого xml файла может составлять сотни мегабайт, что неудобно для всех участников цепочки товародвижения.

Оптимальный с точки зрения скорости передачи и обработки информации вариант, когда УПД содержит только лишь КИТУ – Коды Идентификации Транспортных Упаковок (SSCC), это обычный штрих-код стандарта GS1-128. Это возможно потому, что такие коды - агрегационные, они, по сути, являются ссылкой на информацию о иерархии дочерних кодов в базе данных КИЗов (ГИС «Честный ЗНАК»), что позволяет "подтянуть" все необходимые данные.

Любая компания должна знать, какие именно экземпляры продукции она отгружает, поэтому при отправке товара нужно сканировать код каждой единицы товара или транспортной упаковки. Такая проверка дает возможность удостовериться, что все коды введены в оборот и избежать последующих проблем при приемке. Сформированный УПД закрепляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и посредством ЭДО передается контрагенту.

При приемке товара также происходит сканирование КИЗов (в виде Data Matrix или КИТУ), при этом каждый код проверяется на наличие в сопроводительном документе и базе данных введенной в оборот продукции в ГИС МТ «Честный ЗНАК». Это важный нюанс, т.к. расхождение фактических данных и информации из УПД впоследствии может вызывать вопросы у фискальных органов. В конечном итоге приемка заканчивается подписанием покупателем УПД своей электронной подписью по ЭДО, после чего он становится «владельцем» кодов, отчет о смене собственника автоматически отправляется в государственную систему.

Без этого распоряжаться полученным товаром запрещено. Также если присланные в УПД коды не совпадают с реально пришедшими, то их владельцем по-прежнему будет считаться грузоотправитель и продажа таких товаров преследуется по закону.

Передача данных о маркированном товаре произойдет правильно, если:

контрагенты имеют аккаунты в ГИС «Честный ЗНАК»; у каждого из них настроена система электронного документооборота (ЭДО) с возможностью передачи отчетов в «Честный ЗНАК»; подписанный ими УПД содержит актуальную информацию о кодах продукции.

Важное примечание. Сейчас в одном УПД нельзя передавать данные о кодах продукции из разных товарных групп. В будущем это ограничение планируется убрать.

Введение обязательной маркировки вносит существенные нововведения в процедуру обмена информацией о смене собственников продукции. Использование ЭДО становится обязательным, что позволяет быстро получать и обрабатывать данные о товародвижении. Электронный УПД теперь содержит данные о всех кодах и становится основным источником информации о продукции и правах на нее для всех участников оборота, включая ГИС «Честный ЗНАК».